Tämjer vårdmonstret med logistik

– Logistiken behöver komma in i styrelserummet i vården på samma sätt som det ser ut i industrin, säger Madelene Parkhagen. Foto Hilda Hultén

Västra Götalandsregionen är med sina drygt 55 000 anställda en av Sveriges största arbetsgivare – en riktig “monsterorganisation” enligt Madelene Parkhagen, verksamhetsutvecklare på VGRs Regionservice. ”Som logistiker i vårdapparaten är inte utmaningen att se vad som behöver göras, utan hur man ska få det att hända.”

Madelene Parkhagen är marknadsekonom med logistikinriktning från Sydney University. Hon började sin yrkesbana på systemutvecklaren Centiro, men en upplevelse på akuten i Borås fick henne att tänka om – och ge sig in i vården.

– Jag är ju inte läkare, men tänkte att det här måste gå att göra bättre med logistik. Jag vill vara med och försöka göra “vårdmonstret” lite bättre – inte bara skriva insändare till tidningar och gnälla om hur dålig vården är.

Hon fick jobb som verksamhetsutvecklare på Regionservice, en förvaltning inom Västra Götalandsregionen. När hon kom in var hon i princip ensam logistiker i en organisation med 55 000 anställda. Efter sju år vet hon det mesta om hur det är att driva förändringsarbete i en jätteorganisation.

– Det är en enorm skillnad mot hur det var att förändra saker i Centiro som då hade 60 anställda. Där tog det en halvtimme att få med alla på tåget, byta kurs och springa åt samma håll. Att få 55 000 personer att vilja springa åt samma håll är inte riktigt lika enkelt.

 

Spretig skara arbetsuppgifter

Som verksamhetsutvecklare och projektledare blir Madelene Parkhagen inkopplad i allt möjligt – från spårbarhetsprojekt till transporter av prover och material mellan sjukhusen.

– Verksamheten är väldigt bred med extremt många intressenter. Min främsta uppgift är att samordna alla delarna, se till flödena och hitta minsta gemensamma nämnaren, så alla får ut det de vill ha utan att det kostar för mycket.

Hon jobbar också med VGRs fastighetsbolag Västfastigheter i byggprocessen för nya sjukhus, för att säkerställa att man skapar förutsättningar för bra materialförsörjning – som varumottagning, förråd och emballagerum.

–  Alla sjukhus ser olika ut i sina logistiska förutsättningar. I befintliga byggnader får man jobba med de förutsättningar som finns, men bygger man nya sjukhus med en dålig försörjningslösning så får man leva med den i 50 år.

Systemkunskapen från Centiro har hon också nytta av. Just nu pågår ett byte av e-handelssystem, där hon varit inblandad sedan upphandlingsfasen.

– VGR är väldigt IT- och systemstyrt. Det gäller att ställa rätt krav i upphandlingen och samtidigt anpassa verksamheten runt omkring med nya rutiner och arbetssätt för att kunna ta emot systemet.

 

Tar över materialhanteringen

Ett annat pågående jätteprojekt för Regionservice är att ta över materialhanteringen från vårdpersonalen – från prognostisering och beställning till lagerhållning och påfyllnad av förbrukningsmaterial. Generellt har vårdavdelningarna ganska dålig koll på sin förbrukning, berättar hon, vilket leder till att personalen ofta beställer för mycket material som tar plats och kan bli för gammalt och behöva slängas.

– Om vi kan få till centrala förråd på sjukhusen och styra flöden och påfyllnad med bättre prognoser så kan vi minska överlagringen rejält.

De potentiella vinsterna är enorma: 50 procents reduktion av yta, kapital och tidsåtgång.

– Om vår servicepersonal sköter materialförsörjningen behöver vårdpersonalen bara lägga hälften så mycket tid på hanteringen av material, behovet av förrådsytor halveras och kapitalbindningen reduceras till hälften.

Att spara tid för vårdpersonalen är centralt.

– Deras jobb ska handla om att ta hand om patienter och förbruka material, inte sköta administration, beställningar, packa upp varor och leta efter saker.

 

Regionservice får kontor i nya Regionens Hus vid Centralstation i Göteborg, där inflyttningen börjar i april. Logistikfunktionen kommer dock troligtvis att sitta kvar i Sisjön. Bild Västfastigheter

Logistiken in i styrelserummet

Potentialen att förbättra vårdapparaten med logistik är enorm. Men kunskapsbrist och kultur bromsar och ofta finns ett initialt motstånd mot att förändra system och arbetsrutiner.

– Utmaningen är inte att se vad som behöver göras, utan hur man ska få det att hända. Det finns alltid ett motstånd först, men när vi väl har implementerat projekten är det oftast ingen som vill bli av med dem.

Madelene Parkhagen upplever att logistiken får större tyngd idag än när hon började på VGR.

– Logistiken behöver komma in i styrelserummet i vården på samma sätt som det ser ut i industrin. Jag är ute och föreläser i ledningsgrupper inom olika delar av VGR och märker att vi får allt större gehör, man hyser större respekt för logistiken nu.

När hon började på VGR år 2012 var hon i princip ensam logistiker på Regionservice.

– Nu är vi ett tiotal, så något bra måste jag ju ha gjort.

Text Hilda Hultén

 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Namn *